Controle Arbeidsinspectie, en dan?
Een medewerker werkt wat langer door, maar de extra uren worden niet genoteerd. Een voorschot wordt contant betaald. Een onderaannemer neemt iemand mee die niet op de personeelslijst staat. Het lijken kleine afwijkingen in een drukke werkweek. Bij een controle van de Arbeidsinspectie kunnen ze grote gevolgen hebben.
Bij Arslan | Lit krijgen wij de indruk dat controles de afgelopen tijd sterk toenemen. Wij zien regelmatig ondernemers die worden geconfronteerd met boetes die met scherpere interne controles en een betere administratie voorkomen hadden kunnen worden.
U hoeft als ondernemer niet iedere wetsbepaling uit uw hoofd te kennen. Wel moet u kunnen aantonen wie er voor u werkt, hoeveel uren die persoon maakt, wat u betaalt en of het werk is toegestaan. In deze blog leest u waar het vaak misgaat en wat u vandaag al kunt regelen.
Vier wetten die uw personeelszaken raken
De Nederlandse Arbeidsinspectie controleert onder meer of werknemers voldoende loon ontvangen, genoeg rust krijgen en in Nederland mogen werken. Ook het inhuren van personeel via een uitzendbureau valt onder haar toezicht.
Daarbij zijn vooral vier wetten van belang:
- Wml: de Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag gaat over het minimumloon, vakantiebijslag en de manier waarop u betaalt.
- Wav: de Wet arbeid vreemdelingen bepaalt onder welke voorwaarden buitenlandse arbeidskrachten hier mogen werken.
- ATW: de Arbeidstijdenwet stelt grenzen aan werk- en rusttijden en verlangt een deugdelijke registratie.
- Waadi: de Wet allocatie arbeidskrachten door intermediairs regelt onder meer de registratie van uitleners en de arbeidsvoorwaarden van ingeleend personeel.
In de praktijk hangen deze regels nauw samen. Zonder goede urenregistratie is bijvoorbeeld moeilijk vast te stellen of iemand voldoende rust én voldoende loon heeft gekregen. Maar ook is het zonder goede urenregistratie moeilijk vast te stellen of een werknemer conform de Wet minimumloon uitbetaald heeft gekegen.
Een rooster is nog geen urenregistratie
Stel: een werknemer staat van 08.00 tot 16.30 uur ingeroosterd, maar werkt geregeld door tot 18.00 uur. Als alleen het rooster wordt bewaard, ontbreken de extra uren in de administratie. Daarmee ontstaan vragen over overwerk, loon en rusttijden.
Dit is een terugkerend probleem in onze praktijk. Registreer daarom per werknemer de werkelijke begintijd, eindtijd en pauzes. Leg ook overwerk, verlof en afwijkingen van het rooster vast. Uit het geheel moeten de rustperioden tussen diensten blijken.
Een digitaal systeem kan helpen, maar hoeft niet ingewikkeld te zijn. Belangrijker is dat de registratie klopt, regelmatig wordt gecontroleerd en achteraf niet ongemerkt wordt aangepast.
Vergelijk bij iedere loonbetaling de geregistreerde uren met de loonstrook. Zo ontdekt u verschillen voordat een inspecteur ernaar vraagt. In het transport verdienen ook de bijzondere regels voor rij- en rusttijden aandacht.
Loon betaald? Zorg dat u het kunt aantonen
“De werknemer heeft zijn geld toch gekregen?” Bij contante betalingen is dat niet voldoende. Het verschuldigde minimumloon moet via de bank worden betaald. Een ondertekend ontvangstbewijs maakt een contante betaling van dat minimumloon niet alsnog toegestaan.
Betaal daarom bij voorkeur het volledige nettoloon via de bank. Bewaar het betalingsbewijs bij de loonstrook en zorg dat duidelijk is op welke werknemer en loonperiode de betaling betrekking heeft.
Bewaak ook de betaaldatum. Achterstallige betaling van het minimumloon kan tot handhaving leiden. Later alsnog betalen neemt een eerdere overtreding niet automatisch weg. Dat betekent overigens niet dat iedere overschrijding van een afgesproken betaaldatum meteen een Wml-boete oplevert.
Controleer ten slotte het juiste loonbedrag. Het wettelijke minimum is de ondergrens; de cao of regels voor uitzendkrachten kunnen een hoger loon voorschrijven.
Huur, voorschotten en leningen vragen extra aandacht
Wij zien het regelmatig: de werkgever houdt huur in, verrekent een lening of trekt een eerder betaald voorschot af. De afspraak lijkt duidelijk, maar de onderbouwing ontbreekt. Of de inhouding is wettelijk niet toegestaan.
Een handtekening van de werknemer maakt een inhouding niet vanzelf rechtmatig. Inhoudingen en verrekeningen mogen het beschermde minimumloon niet zomaar aantasten.
Let vooral op deze situaties:
- Huur: voor inhouding op het minimumloon gelden specifieke voorwaarden, waaronder een maximum, een machtiging en eisen aan de huisvesting.
- Voorschot: leg de verstrekking en verrekening vooraf schriftelijk vast. Een voorschot dat meetelt voor de verplichte betaling van het minimumloon via de bank, moet ook via de bank zijn verstrekt.
- Lening: beoordeel afzonderlijk of verrekening met het loon is toegestaan. Een lening is niet automatisch een loonvoorschot.
- Onbetaald verlof: bewaar het verzoek en akkoord, met de periode en het aantal uren. Controleer of het loon werkelijk mag vervallen.
Laat deze posten vóór de salarisbetaling controleren. Achteraf reconstrueren wat is afgesproken, maakt uw positie onnodig kwetsbaar.
Ook personeel van een onderaannemer is uw zorg
U schakelt een onderaannemer in voor een bouwproject. Die brengt een werknemer mee die niet in Nederland mag werken. De werknemer staat niet bij u op de loonlijst. Toch kunt ook u een Wav-boete krijgen.
De Wav kijkt namelijk verder dan de formele arbeidsovereenkomst. Ook een opdrachtgever, aannemer of inlener kan als werkgever worden aangemerkt. Iedere betrokken werkgever in de keten kan een eigen boete krijgen. Die boete wordt niet simpelweg tussen de bedrijven verdeeld. De feiten en de verwijtbaarheid blijven van belang voor de beoordeling.
Wij zien dit onder meer misgaan in de bouw en het transport, waar veel met onderaannemers wordt gewerkt. De mededeling dat een leverancier “alles heeft geregeld” biedt onvoldoende zekerheid.
Controleer daarom vóór de eerste werkdag van iedere arbeidskracht de identiteit en het recht om het werk te verrichten. Bekijk waar nodig de verblijfsvergunning, de arbeidsmarktaantekening en de tewerkstellingsvergunning (TWV) of gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA).
Een verblijfsvergunning uit een ander EU-land geeft niet automatisch toestemming om in Nederland te werken. Voor grensoverschrijdende dienstverlening kunnen uitzonderingen gelden. Controleer de voorwaarden via de IND en laat twijfelgevallen vooraf beoordelen.
Leg met uw onderaannemer vast welke documenten u ontvangt en wanneer wijzigingen moeten worden gemeld. Blijf ook op de werkvloer opletten: staan de aanwezige personen op de lijst en werken zij via het bedrijf waarmee u afspraken heeft gemaakt?
Een uitzendbureau controleren blijft nodig
Leent u personeel in dat onder uw leiding en toezicht werkt? Controleer dan of de uitlener volgens de Waadi-regels correct in het Handelsregister staat geregistreerd. Ook u als inlener kunt worden beboet als die registratie ontbreekt of niet klopt.
Bewaar de uitkomst van de controle. Geef het uitzendbureau daarnaast vooraf de juiste informatie over functies, loon, toeslagen en werktijden binnen uw bedrijf. Alleen nagaan of het minimumloon wordt betaald, is onvoldoende.
Een keurmerk kan helpen bij de keuze van een leverancier, maar vervangt uw eigen controles niet.
Houd ook rekening met de Wtta. Deze wet treedt op 1 januari 2027 in werking; de handhaving van de toelatingsplicht begint op 1 januari 2028. Bekijk de actuele voorwaarden op Toelating uitleenmarkt en lees onze blog over Wtta 2027 en buitenlands personeel.
Buitenlands uitzendbureau? Controleer deze extra stukken
Bij buitenlandse detachering is een factuur van het uitzendbureau niet genoeg. Spreek vóór de start af wie de documenten beheert en hoe deze bij een inspectie direct beschikbaar komen. Vraag in ieder geval aandacht voor:
- De A1-verklaring. Deze gaat over het land waar de werknemer sociaal verzekerd is. Is de aanvraag nog in behandeling? Bewaar het aanvraagbewijs en volg de afgifte op. Een aanvraagbewijs biedt niet dezelfde zekerheid als een afgegeven verklaring.
- De Posted Workers-melding. Wanneer de meldplicht geldt, moet de buitenlandse dienstverrichter vooraf melden. U controleert de melding als Nederlandse opdrachtgever via het officiële Posted Workers-portaal. Voor internationaal wegvervoer gelden bijzondere meldregels.
- Verblijfs- en werkdocumenten. Zorg waar relevant voor kopieën van de buitenlandse verblijfsvergunning en werkdocumenten. Beoordeel daarnaast of de werknemer in Nederland mag werken.
- Contracten, loonstroken, uren en betaalbewijzen. Samen moeten deze laten zien dat de toepasselijke Nederlandse beloning wordt nageleefd, waaronder ten minste het Nederlandse minimumloon.
- De fiscale onderbouwing. Laat bepalen waar loonbelasting verschuldigd is en vraag passende bewijzen van aangifte en betaling wanneer Nederlandse afdracht vereist is.
Een belangrijk onderscheid: een A1-verklaring is geen werkvergunning en bepaalt niet waar loonbelasting moet worden betaald.
Bij internationale uitleen kan Nederlandse loonbelasting al vanaf de eerste werkdag verschuldigd zijn. Dat speelt met name wanneer u voor het belastingverdrag als materiële werkgever geldt. De 183-dagenregeling biedt dan geen uitkomst. De precieze beoordeling hangt af van de constructie en het belastingverdrag.
Een loonstrook toont bovendien hooguit dat belasting is ingehouden; daadwerkelijke afdracht blijkt daar niet uit. Laat dit afzonderlijk controleren. De Belastingdienst legt de regels voor internationale uitleensituaties uit.
Uw administratie in één overzicht
Met een overzichtelijk dossier voorkomt u dat documenten verspreid staan over mailboxen, telefoons en de administratie van uw boekhouder. Gebruik onderstaande lijst als basis. Maak bij ingeleend personeel afspraken over welke stukken de formele werkgever beschikbaar houdt.
| Document | Wat moet u kunnen controleren? |
| Identiteitsbewijs | De identiteit is vóór de start gecontroleerd; een kopie is bewaard waar dat verplicht is. |
| Verblijfs- en werkvergunningen | De werknemer mag deze werkzaamheden verrichten en de documenten zijn geldig. |
| Arbeidscontract | Functie, uren, loon en wijzigingen zijn duidelijk vastgelegd. |
| Loonstroken en bankbetalingen | Het juiste loon is berekend en daadwerkelijk betaald. |
| Urenregistratie | Begin- en eindtijden, pauzes, overwerk en rustperioden zijn controleerbaar. |
| Verlof en inhoudingen | Verlof, voorschotten, leningen en inhoudingen zijn onderbouwd. |
| Afspraken met leveranciers | Duidelijk is wie personeel levert en wie wijzigingen en documenten doorgeeft. |
Let op: van eigen werknemers moet u een kopie-ID bewaren. Voor ingeleende krachten gelden andere regels. Van bijvoorbeeld een Nederlandse of EER-uitzendkracht mag u als inlener niet zomaar een kopie bewaren, terwijl voor bepaalde andere buitenlandse arbeidskrachten juist een bewaarplicht geldt. Volg het stappenplan van de Arbeidsinspectie.
Maak het werkbaar voor uw bedrijf
Een goede administratie vraagt vooral om een vaste routine. Wijs één verantwoordelijke aan en laat die bij iedere loonperiode controleren of uren, loonstroken en betalingen aansluiten. Agendeer vervaldata van vergunningen en controleer nieuwe arbeidskrachten vóór zij beginnen.
Plan daarnaast periodiek een bredere dossiercontrole. Begin bijvoorbeeld met vijf personeelsdossiers en één onderaannemer. Ontbreekt daar informatie, onderzoek dan of hetzelfde probleem ook elders speelt. Zo blijft de controle behapbaar en krijgt u zicht op terugkerende fouten.
Bij een controle van de Arbeidsinspectie, zorg voor een vast aanspreekpunt, noteer welke stukken worden gevraagd en bewaak de termijnen. Werk mee aan rechtmatige toezichtshandelingen. U mag juridische bijstand inschakelen, maar dat heft uw medewerkingsplicht niet op.
Ontvangt u een boeterapport of een voornemen tot boeteoplegging, laat dan tijdig beoordelen hoe u kunt reageren. Een boeterapport is nog geen boetebesluit. Bij een voornemen kunt u een zienswijze indienen; tegen een boetebeschikking staat doorgaans zes weken bezwaar open.
Wat kan Arslan | Lit voor u doen?
Voorkomen is beter dan genezen. Twijfelt u over uw urenregistratie, looninhoudingen of de inzet van buitenlandse arbeidskrachten? Wacht dan niet tot u documenten moet aanleveren. Zodoende vergroot u uw de kans dat een inspectie positief afloopt zonder boetes,
Arslan | Lit kan ook ondersteunen bij controles van de Arbeidsinspectie en natuurlijk ook bij boetes. Wij kunnen uw situatie beoordelen en u bijstaan wanneer een boete dreigt. In het geval er een boete opgelegd wordt, dan zijn kunnen wij uw onderneming bijstaan bij eventuele bezwaar en beroepsprocedures,
Neem contact op via 020 223 24 66 of info@arslanlitadvocaten.nl.
